Имейл бичих соёл # Зөвлөмж

Raymond Samuel Tomlinson гэх Америкийн програмист өнөөдрийн бидний ашигладаг имейлийн анхны програмыг 1971 онд Arpanet дээр  бий болгожээ. Реймонд Самуел Томлинсоныг имйелийг үүсгэн байгуулагч гэж үздэг.

1971-2018 он , тооцоолбол хүн төрлөхтөн имейлээр харилцаад 47 жилийг өнгөрөөсөн байна. Нээх урт хугацаа биш ч юм шиг.

Хүн төрлөхтөний имейлтэй харьцсан түүх 1971 оноос эхтэй гэж үзвэл Манай орны хувьд 1996 онд анх интернет нэвтэрч тэр үеэс имейл ашиглаж эхэлсэн байх хэмээн таамаглаж байна. 1996-2018 он 22 жил бид имейл ашиглажээ.Имейл бичих соёлын тухай хэдэн зөвлөмжийг тантд санал болгоё

Оффисийн ажил хийдэг хийдгүйгээр үл хамааран имейл бичих зайлшгүй шаардлагатай болсон учир имейл бичих соёлд зайлшгүй суралцах хэрэгтэй мэт.

Асуудал 1. Имейлийг гарчгийг зөв өгөхгүй байх

Олон имейл дундаас гарчгаар нь эрэмблээд унших тохиолдолд таньд болон надад цөөнгүй гардаг. Магадгүй хэн нэгэн анх удаа имейл бичиж байгаа юм уу гэмээр Өгүүлбэр гарчиган дээр бичсэн байдаг. Энэ үйлдэл нь асар бүдүүлэг бөгөөд та өөрийн имейлийн гарчигаа 4,5 үгнээс хэтрүүлэхгүй байх нь зөв.Аль болох нь товч гарчиг өгөх нь таны бичгийн боловсролыг харуулдаг

Жишээлбэл: Ажилтан санал болгох тухай , 3-р улиралын тайлан, Уулзалт товлох тухай,Хариу хүсэх тухай гэх мэтээр

Асуудал 2. Эхлэл хэсэгт шууд асуудлаа бичих

“Энэ саналыг авсан боловч шийдэгдсэнгүй.” гэх мэт ямар ч үйл явдал болсон байсан , имейлийн эхэнд тухайн хүний амар мэндийг ирэх ,хандсан байдлаар эхлүүлэх хэрэгтэй. Хүндэт Жаргал танаа , Өдрийн мэнд Жаргал , Greetings of the Day Ms, Madam, Dear , гэх зэргээр та имейл илгээж буй хүнээ маш сайн мэддэг байлаа ч ийм алдаа нь асар бүдүүлэг үйлдэлдээ тооцогдоно. Магадгүй хэвшил болвол ирээдүйд эхлэх томоохон бизнест ч саад болох боломжтой. Том зүйл жижгээс эхэлдэг.

Асуудал 3. Асуудлаа тойруулж хэлэх эсхүл хэлэхгүй байна.

Энэ имейлийн зорилго нь юу вэ гэдгийг имейл хүлээн авагч шууд ойлгохоор байх. Хэтэрхий их уянгын халил оруулахгүй байх нь зүйтэй.

Асуудал 4. Энэ инглээ , тэглээ ,борлуулалтын төлөвлөгөөндөө хүрсэнгүй гэсэн утгатай имейл Гаргалгаа байхгүй. Ямар нэгэн асуудлын талаар бичиж буй бол асуудлынхаа араас өөрийн бодол, гаргалгааг бичих нь маш чухал байдаг.

Асуудал 5. Имейлийн төгсгөл хэсэг байхгүй байх.

Ихэнхи имейлүүдийг харахад хэзээ хариу өгөх нь тодорхой бус байдаг. Энэ асуудал дээр хэзээ хариулт хэрэгтэй байна. Та имейлд хариу өгнө үү гэж бичих. Он сарыг оролцуулвал бүр сайн. Мөн төгсгөл хэсэгт Хүндэтгэсэн, Гүнээ хүндэтгэсэн гэж оруулах нь зөв.

Асуудал 6. Имейлэнд хариу өгдөггүй ХҮМҮҮС

Имейл бичээд л байдаг. Хариу байдаггүй. Хариу өгнө үү гэсэн 1,2 имейлийн дараа зарим тохиолдолд хариу өгнө. Имейлийг уншаагүй байж магадгүй гэхээр уншсан байдаг.

Магадгүй таны энэ үйлдэл гудамжинд танидаг хүн тань таараад Сайн байна уу гэхэд өөдөөс нь харж харж байгаад чимээгүй явах үйлдэлтэй адил зүйл юм. Заавал имейлэнд хариу өг.

Зарим тохиолдолд удирдлагаас ирсэн имейлэнд хариу өгдөг хэрнээ , мэргэжилтэнгээс ирсэн имейлд хариу өгөхгүй байдаг.Энэ эь таныг имейл бичих соёлд суралцаагүйг илэрхийлдэг.

Жишээлбэл:

Хүндэт  Жаргал,

Таны имейлийг хүлээн авлаа.

Таньд маргаашийн 3 цагаас өмнө хариу имейл илгээх болно.

Таныг хүндэтгэсэн

Ерөнхий Захирал: Бат.,